Was als Dokument ankommt und als Feld hinausgeht
Es gibt eine Art von Arbeit, die darin besteht, etwas zu lesen und abzutippen, was darin steht. Sie ist das häufigste KI-Problem in jedem Unternehmen, und der Grund, warum es ungelöst bleibt, ist: Allgemeine Werkzeuge extrahieren in ihr Schema statt in Ihres, und keines davon sagt Ihnen, wie oft es falsch liegt.
Das Dokument kommt als PDF, als Scan oder als Foto. Jemand öffnet es, sucht die acht Felder, auf die es ankommt, tippt sie in das System und legt das Original dort ab, wo es nie wieder gelesen wird. Alles an diesem Dokument, was nicht eines dieser acht Felder war, ist jetzt verloren – und die acht sind nur so gut wie der Nachmittag, an dem sie getippt wurden.
- Wir extrahieren in das Schema, das Ihre Systeme ohnehin verwenden, damit das Ergebnis dort landet, wo es hingehört, statt in einer Tabelle, die jemand abtippen muss.
- Jeder Wert behält einen Verweis auf Seite und Position, aus der er gelesen wurde – eine strittige Zahl lässt sich also zurückverfolgen statt bestreiten.
- Die Prüfungen, die ein Mensch nebenbei macht, sind eingebaut: Summen, die aufgehen müssen, Daten, die in der richtigen Reihenfolge stehen müssen, Referenzen, die existieren müssen.
- Wir bauen einen Testsatz aus Ihren eigenen Dokumenten, legen daran fest, was eine korrekte Extraktion ist, und messen daran, bevor etwas live geht.
- Es wird im Produktivbetrieb weiter gemessen, denn ein Dokumentformat ändert sich, und niemand schickt eine Ankündigung, wenn es so weit ist.
- Strukturierte Datensätze in der Form, die Ihre Systeme erwarten
- Jedes Feld rückverfolgbar bis zu der Stelle, aus der es gelesen wurde
- Die Dokumente, die eine Prüfung nicht bestanden haben, getrennt und mit der Angabe, welche
- Eine Fehlerquote, die Sie nennen können – gemessen an Ihrem eigenen Material statt an einem Benchmark
Es rät nicht stillschweigend. Ein Feld, das es nicht sicher lesen kann, kommt markiert zurück statt ausgefüllt, denn ein falscher Wert, der wie ein richtiger aussieht, ist schlimmer als eine Lücke.
Im Detail: Rechnungsverarbeitung
Rechnungen sind die Fassung dieses Problems, die die meisten Unternehmen kennen. Sie kommen von Hunderten Lieferanten, jeder mit eigenem Layout, und jemand tippt sie einzeln in das Finanzsystem.
Was ankommt
Ein PDF im Anhang einer E-Mail, der Scan einer Papierrechnung, ein Foto vom Telefon oder eine strukturierte Datei von einem Lieferanten, der ohnehin eine schickt. Derselbe Lieferant ändert sein Layout, ohne jemandem Bescheid zu geben, und ein System, das auf dieses Layout abgestimmt war, liegt ab da still und leise daneben.
Was herauskommt
Lieferant und Steuernummer, Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Währung, Netto, Steuer und Brutto, die zugehörige Bestellung, die Zahlungsdaten und jede Position mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Jeder Wert trägt Seite und Position, aus der er gelesen wurde.
Was geprüft wird
Positionen werden gegen die ausgewiesenen Summen aufaddiert. Die Steuer wird gegen den geltenden Satz geprüft. Die Rechnung wird der Bestellung und dem Wareneingang zugeordnet, und die Preise werden mit dem Vereinbarten verglichen. Dubletten werden über Lieferant, Nummer und Betrag zusammen erkannt, was dieselbe Rechnung auch dann fängt, wenn sie zweimal in zwei Formaten kommt.
Was danach passiert
Rechnungen, die jede Prüfung bestehen, laufen mit Referenz und Quelldokument in das Finanzsystem. Alles, was durchfällt, geht an einen Menschen, mit benanntem Grund: eine Summe, die nicht aufgeht, ein Lieferant, der nicht hinterlegt ist, eine Position über dem Bestellpreis, eine Dublette von etwas, das letzten Monat bezahlt wurde.
Dasselbe Muster trägt für Lieferscheine, Versicherungsmeldungen, Laborberichte, Kontoauszüge und Verträge. Was sich ändert, sind die Felder und die Prüfungen; das Muster aus Extrahieren, Prüfen, Buchen und Eskalieren bleibt.
- Verträge reduziert auf die Klauseln, die eine Pflicht oder eine Frist tragen
- Rechnungen, Auszüge und Meldungen in das Schema, das Ihre Systeme erwarten
- Jahrzehnte an Archiv, Feld für Feld durchsuchbar gemacht
Entwürfe und Dokumentenerstellung
Der erste Entwurf, für Sie geschrieben, aus Ihrem eigenen Material und in der Form, die Ihre Arbeit tatsächlich hat.
Bewertung in großem Maßstab
Der Bewertungsmaßstab, den Sie ohnehin verwenden, angewandt auf jeden Fall statt auf eine Handvoll.
Auswertung von Gesprächen, Besprechungen und Videos
Aufzeichnungen werden zu etwas, das Sie durchsuchen und bewerten können, statt zu einer Stunde Audio, die jemand absitzen muss.
Bild- und Videoprüfung
Die Fotos, die sich jemand ansehen soll, einheitlich angesehen – und zwar alle.
Sagen Sie uns, welche Entscheidung Sie verbessern wollen
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir sagen Ihnen, ob wir das für Sie bauen können – und wenn nicht, sagen wir auch das.